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Rimborso chilometrico per i dipendenti: che cos’è e come funziona

Cos'è, come funziona e come si calcola il rimborso chilometrico delle aziende per i dipendenti che effettuano trasferte di lavoro con i mezzi propri

Il rimborso chilometrico è una soluzione utilizzata dalle aziende per rimborsare il lavoratore che deve effettuare una trasferta di lavoro utilizzando mezzi propri. Quando il dipendente si sposta utilizzando mezzi di trasporto pubblici, provvedere al rimborso è molto semplice: basta che il lavoratore fornisca il biglietto insieme alla nota spese debitamente compilata. Nel momento in cui le trasferte non possono essere fatte con mezzi pubblici e l’azienda non dispone di veicoli da mettere a disposizione, gli spostamenti avvengono con l’auto personale del dipendente che ha diritto a un rimborso chilometrico. Ecco di cosa si tratta e come si calcola.

Rimborso chilometrico delle aziende per i dipendenti: come funziona

A livello fiscale il rimborso chilometrico è l’indennità giornaliera, detraibile e non imponibile, che il datore di lavoro è chiamato a corrispondere al dipendente che affronta una trasferta di lavoro usando mezzi propri. La trasferta può avvenire in due modi: all’interno del territorio comunale e al di fuori del territorio comunale.

L‘indennità di trasferta viene calcolata sulla base delle tabelle realizzate dall’ACI. Ad ogni tipo di veicolo corrispondono valori diversi che vengono calcolati in base alla marca, all’alimentazione e alla categoria della vettura. Le tariffe vengono approvate dall’ACI entro il 30 novembre di ogni anno e poi pubblicate dal Ministero delle Finanze entro la fine dell’anno e hanno effetto a partire dal periodo d’imposta successivo.

Calcolare il rimborso chilometrico con la tabella ACI

Al fine di calcolare le tariffe per il rimborso chilometrico, l’ACI si basa sui punteggi relativi al prezzo dei carburanti (benzina, gasolio, metano etc.) indicati dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto e aggiornati costantemente.

Recandosi sul sito web ufficiale dell’ACI, si trova la tabella contenente gli importi corrispondenti e aggiornati al 2020, divisi per marca, modello, serie e costo chilometrico. Prendendo come riferimento la tabella, si deve individuare il modello di automobile e la tariffa chilometrica corrispondente. Quest’ultima deve essere moltiplicata per i chilometri effettuati durante la trasferta di lavoro. Per esempio, se una Ford Fiesta Plus con motore 1.5 a gasolio è contrassegnata da una tariffa chilometrica di 0,3717 ed è stata utilizzata per una trasferta di 400 km, bisogna moltiplicare 0,3717×400. Il risultato è 148,68 euro, ovvero la cifra corrispondente al rimborso chilometrico che l’azienda deve riconoscere al lavoratore.

Rimborsi chilometrici: il fringe benefit

Diverso è il discorso che riguarda autoveicoli, motocicli e ciclomotori concessi in uso promiscuo al lavoratore. La concessione delle auto aziendali in uso promiscuo è un beneficio che il datore di lavoro può riservare a dipendenti meritevoli o a quelli che effettuano maggiori spostamenti in auto.

Per le spese di trasferta effettuate utilizzando questo tipo di veicoli, si tiene conto di un criterio forfettario che non si basa sulla effettiva percorrenza e sui costi sostenuti. Per calcolare il rimborso chilometrico, bisogna tenere in considerazione l’ultima colonna della tabella ACI che indica il fringe benefit annuale, ovvero un reddito corrisposto al dipendente che per il datore di lavoro rappresenta un costo deducibile e un reddito tassabile in busta paga. Il valore del fringe benefit corrisponde al 30% di 15.000 chilometri, moltiplicato per la tariffa ACI.

I rimborsi chilometrici per trasferte dentro o fuori il territorio comunale

Nel caso di trasferte che rientrano all’interno del territorio comunale, i rimborsi o le indennità erogati ai dipendenti concorrono a formare il reddito indipendentemente dalle dimensioni del Comune dove viene effettuata la trasferta. Per quanto riguarda le trasferte al di fuori del territorio comunale, invece, vale la regola generale della non imponibilità del rimborso, con alcune eccezioni specificatamente individuate dalla normativa.